Nieuw in Aivory: een AI-telefoonassistent voor de tandartspraktijk
Vanaf nu kan elke tandartspraktijk die met Aivory werkt de telefoon laten opnemen door onze AI-telefoonassistent. De assistent regelt zelf wat de beller nodig heeft en plant afspraken direct in de agenda van de praktijk. De balie heeft daardoor meer tijd voor de patiënt die er al staat.
Waarom een AI-receptionist voor de tandarts?
Iedereen die achter de balie van een tandartspraktijk heeft gestaan, kent het moment. Er staat een patiënt voor je die wil afrekenen, de telefoon gaat, en er hangt er nog een in de wacht. Je kiest, en iemand moet wachten.
De meeste telefoontjes naar een tandartspraktijk gaan over dezelfde dingen: een afspraak maken, een afspraak verzetten, of een vraag die met de agenda te maken heeft. Dat werk kan een AI-receptionist overnemen. Bij Aivory noemen we het de AI-telefoonassistent.
Wat de AI-telefoonassistent voor je praktijk regelt
De assistent maakt, verzet en annuleert afspraken direct in de agenda. Dat lukt ook bij combinatieafspraken en bij een ouder die meteen twee kinderen wil inplannen.
Voordat er iets in een dossier gebeurt, controleert de assistent wie er belt. Belt iemand met pijn of een andere klacht, dan volgen de triagevragen die de praktijk heeft vastgelegd. Bij spoed plant de assistent een afspraak met de juiste duur, of verbindt door naar de balie.
Nieuwe patiënten kunnen zich telefonisch aanmelden. De assistent stuurt de inschrijflink via WhatsApp of e-mail, zodat de beller het formulier meteen kan invullen.
Wil de beller toch iemand van de praktijk spreken? Dan verbindt de assistent door naar de balie of zet een terugbelverzoek klaar. Gesprekken kunnen in het Nederlands en in het Engels.
Geen koppeling nodig: de assistent zit in je praktijksoftware
Veel AI-telefonisten staan los van het praktijksysteem. Ze noteren een bericht, of ze hebben een aparte koppeling met je software nodig voordat ze iets kunnen inplannen. De AI-telefoonassistent van Aivory zit in Aivory zelf. De assistent ziet dezelfde agenda als de balie en boekt volgens de regels van de praktijk: het juiste afspraaktype, bij de juiste behandelaar, met de juiste duur.
Een afspraak die via de telefoonassistent is gemaakt, staat dus direct in de agenda. Er is geen lijstje dat later nog verwerkt moet worden, en geen koppeling die kan haperen.
Jij bepaalt wanneer de assistent opneemt
Elke praktijk werkt anders, dus je stelt zelf in hoe de assistent werkt. Je kiest wanneer er wordt opgenomen: altijd, alleen buiten de openingstijden, of pas als de balie niet opneemt. Je bepaalt welke afspraken de assistent zelf mag boeken en wanneer een gesprek naar een collega gaat.
Zo kan een praktijk klein beginnen, bijvoorbeeld met alleen de telefoontjes buiten openingstijden, en later meer aan de assistent overlaten.
Gemaakt voor de mondzorg
Een tandartspraktijk is geen webwinkel. Bellers vragen naar hun eigen gegevens en soms hebben ze pijn. Daarom controleert de AI-telefoonassistent altijd eerst de identiteit van de beller. Bij klachten en spoed gelden de vaste regels die de praktijk zelf instelt. En is er twijfel, dan gaat het gesprek naar een mens.
Hoe een gesprek kan gaan
Een patiënt belt op maandagochtend. Donderdag staat er een controle gepland, maar die dag moet de patiënt onverwacht werken. De AI-telefoonassistent vraagt naar naam en geboortedatum en controleert die. Daarna zoekt de assistent in de agenda een nieuw moment bij dezelfde tandarts en biedt een paar opties aan. De patiënt kiest dinsdag de week erna. De oude afspraak is weg, de nieuwe staat erin, en niemand aan de balie heeft de telefoon hoeven pakken.
Veelgestelde vragen
Kan de AI-telefoonassistent afspraken plannen, verzetten en annuleren?
Ja. Dat gebeurt direct in de agenda van Aivory, volgens de afspraaktypes, behandelaars en duur die de praktijk heeft ingesteld. Ook combinatieafspraken en afspraken voor meerdere gezinsleden zijn mogelijk.
Neemt de assistent ook buiten openingstijden op?
Als je dat wilt. Je kiest zelf of de assistent altijd opneemt, alleen buiten de openingstijden, of pas als de balie niet opneemt.
Wat gebeurt er bij spoed of pijnklachten?
De assistent stelt de triagevragen die de praktijk heeft vastgelegd. Daarna wordt een afspraak met de juiste duur ingepland of wordt de beller doorverbonden.
Kunnen nieuwe patiënten zich via de telefoon inschrijven?
Ja. De assistent stuurt de inschrijflink via WhatsApp of e-mail, zodat de patiënt het formulier meteen kan invullen.
Wat als de assistent een vraag niet kan beantwoorden?
Dan verbindt de assistent door naar de balie of zet een terugbelverzoek klaar. Omdat Aivory een volledig takensysteem heeft, kan de assistent de vraag ook als taak klaarzetten voor een collega, die het op een later moment oppakt. Bij twijfel gaat het gesprek altijd naar een mens.
Met welke praktijksoftware werkt de AI-telefoonassistent?
De assistent is onderdeel van Aivory en werkt in de agenda van Aivory. Er is dus geen aparte koppeling nodig.
Hoor het zelf in een demo
De beste manier om de AI-telefoonassistent te leren kennen, is zelf te bellen. In een demo bel je de assistent op en hoor je hoe een afspraak wordt geregeld in een echte Aivory-agenda. We laten je ook zien hoe je instelt wanneer de assistent opneemt en wat er geboekt mag worden.
