Privacyverklaring Aivory B.V.
Versie: 2025-01
Bij Aivory vinden we het belangrijk dat er zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens wij verzamelen via onze website en diensten, waarom we dat doen en welke rechten u daarbij heeft.
1. Inleiding
Aivory B.V. gaat altijd vertrouwelijk met uw gegevens om. Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die daar gegronde redenen voor hebben. Wij maken gebruik van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies of ongewenste toegang te voorkomen.
Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, geïnteresseerden, leads en klanten die contact met ons opnemen of gebruikmaken van onze dienstverlening.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
2.1 Gegevens van (potentiële) klanten en websitebezoekers
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- het beantwoorden van vragen en informatieverzoeken
- het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
- het verbeteren van onze website en dienstverlening
- wettelijke verplichtingen, zoals facturatie en administratie
Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk en zorgen dat deze correct blijven.
Welke gegevens kunnen wij van u vastleggen?
- Naam, adres- en bedrijfsgegevens
- Functie en rol binnen de organisatie
- Telefoonnummer, e-mailadres en eventueel social media gegevens
- Betaal- en facturatiegegevens
- Logging van gebruik van onze software (functioneel, niet voor tracking)
- Supportinformatie, inclusief optionele schermopnames wanneer dit nodig is voor technische ondersteuning
- Data aangeleverd voor conversie- of migratiedoeleinden
Aivory verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van websitebezoekers of klanten.
2.2 Gegevens van klanten van onze klanten (patiëntgegevens)
Aivory treedt hierbij uitsluitend op als verwerker onder artikel 28 AVG. Dit betekent dat:
- wij patiëntgegevens nooit voor eigen doelen gebruiken
- wij uitsluitend handelen op basis van schriftelijke instructies van de tandartspraktijk
- wij beveiligings- en privacymaatregelen hanteren die passen bij medische gegevens
Deze verwerking is volledig vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst, niet in deze privacyverklaring.
3. Verstrekking aan derden
Wij delen uw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is.
Wanneer wij externe partijen inschakelen, voldoen zij aan gelijkwaardige of hogere beveiligingsstandaarden. Met deze partijen sluiten wij verwerkers- of bewerkersovereenkomsten.
Categorieën ontvangers kunnen zijn:
- Hostingprovider (Microsoft Azure, Nederland en Rootnet)
- Back-upleveranciers (binnen Nederland)
- Administratie- en accountantskantoor
- E-mailprovider (Google Workspace)
- Supporttools (Slack, Linear)
- Analytics (Google Analytics, alleen met toestemming)
Wij verwerken gegevens uitsluitend binnen Nederland.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
- Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
- Supporttickets: 3 maanden na afhandeling
- Schermopnames voor support: 1 maand na afhandeling
- Conversie- en migratiedata: 3 maanden na livegang, tenzij schriftelijk anders overeengekomen
Patiëntgegevens die wij verwerken in opdracht van praktijken vallen onder de bewaartermijnen van de praktijken zelf.
5. Websitegebruik & Cookies
5.1 Cookies
Onze website maakt gebruik van:
- Functionele cookies (noodzakelijk voor werking van de website)
- Google Analytics cookies (alleen met toestemming, voor statistieken)
U kunt cookies op elk moment verwijderen of uw toestemming intrekken via uw browser of onze cookiebanner.
5.2 Nieuwsbrief
Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres uitsluitend om u deze berichten te sturen.
Bij uitschrijving wordt uw e-mailadres direct verwijderd uit de verzendlijst.
6. Uw rechten
U heeft het recht om:
- Recht op inzage: inzage in uw gegevens
- Recht op rectificatie: gegevens laten corrigeren
- Recht op vergetelheid: gegevens laten verwijderen
- Recht van bezwaar: bezwaar te maken tegen verwerking
- Recht op beperking: verwerking te beperken
- Recht op dataportabiliteit: gebruik te maken van dataportabiliteit
- Recht op informatie: Inzage krijgen in waarom en hoe jouw gegevens verzameld worden
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens.
8. Toezichthouder
Als u het niet eens bent met hoe wij met uw gegevens omgaan, kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bovenaan deze pagina ziet u altijd de meest recente versie.