Algemene voorwaarden Aivory B.V.

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en overige rechtsverhoudingen waarbij Aivory goederen en/of diensten van welke aard dan ook aan een klant levert, waaronder in ieder geval begrepen het ter beschikking stellen van de software-dienst Aivory (Software-as-a-Service), implementatie- en advieswerkzaamheden, support en aanverwante diensten.

1.2 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.3 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden gelden alleen indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door Aivory zijn bevestigd. In dat geval blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

1.4 Aivory ontwikkelt en verbetert haar software continu. Aivory is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden worden via het klantportaal of per e-mail bekendgemaakt en treden in werking op de in die melding genoemde datum. Bij wezenlijke wijzigingen kan Aivory ervoor kiezen dit tevens via een nieuwsbrief te communiceren.

2.1 Alle offertes en prijsvoorstellen van Aivory zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven en voorzien van een geldigheidstermijn.

2.2 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:

• de klant een door Aivory uitgebrachte offerte schriftelijk of elektronisch heeft aanvaard, of
• de klant zich via de online omgeving van Aivory registreert en deze voorwaarden accepteert, of
• Aivory op verzoek van de klant start met de uitvoering van de werkzaamheden en de klant wist of redelijkerwijs moest begrijpen dat hiervoor een vergoeding verschuldigd is.

2.3Alle in brochures, presentaties, demo's, op de website of in andere documentatie vermelde gegevens zijn bedoeld als algemene informatie en zijn niet bindend, tenzij Aivory deze uitdrukkelijk schriftelijk als onderdeel van de overeenkomst bevestigt.

3.1 Aivory stelt aan de klant gedurende de looptijd van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht ter beschikking om de online praktijkmanagementsoftware Aivory te gebruiken, uitsluitend voor de eigen bedrijfsvoering van de klant en binnen de overeengekomen praktijk/praktijken.

3.2 De dienstverlening kan mede omvatten: implementatie, datamigratie, koppelingen met andere systemen, training, support, maatwerk en andere aanvullende diensten, zoals vastgelegd in de offerte of de overeenkomst.

3.3 Tenzij anders overeengekomen, wordt de Dienst geleverd “as is” en spant Aivory zich naar beste kunnen in om een goede werking en beschikbaarheid te bieden. Afspraken over beschikbaarheid, responstijden en supportniveaus kunnen worden vastgelegd in een service level agreement (SLA).

3.4 Aivory is gerechtigd de Dienst (tijdelijk) buiten gebruik te stellen indien dit noodzakelijk is voor onderhoud, updates of beveiligingsmaatregelen. Aivory zal dergelijke werkzaamheden zo veel mogelijk buiten kantooruren plannen en zich inspannen om de klant tijdig te informeren, tenzij dit in verband met (informatie)beveiliging of spoed niet mogelijk is.

3.5 Aivory kan de functionaliteit van de Dienst van tijd tot tijd aanpassen, verbeteren of uitbreiden. Zolang de kernfunctionaliteit voor praktijkmanagement in stand blijft, geeft een wijziging in functionaliteit de klant niet zonder meer recht op beëindiging of schadevergoeding.

4.1Alle prijzen en tarieven zijn in euro's en exclusief btw en eventuele andere door de overheid opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

4.2 Abonnementstarieven (licenties, gebruikers, praktijken, modules) en overige tarieven worden vastgelegd in de offerte, het online bestelformulier of het klantportaal.

4.3 Aivory is gerechtigd haar tarieven jaarlijks te indexeren met maximaal de CBS-prijsindex voor zakelijke dienstverlening, dan wel een andere redelijke index. Daarnaast kan Aivory tarieven wijzigen wegens gewijzigde marktomstandigheden, wettelijke verplichtingen of inhoudelijke uitbreiding van de Dienst. Van relevante tariefswijzigingen wordt de klant minimaal 30 dagen van tevoren in kennis gesteld.

4.4 Tariefswijzigingen geven de klant niet zonder meer het recht de overeenkomst tussentijds te ontbinden, tenzij de verhoging meer dan 10% per jaar bedraagt en geen rechtstreeks gevolg is van wijzigingen in wet- en regelgeving of door derden opgelegde heffingen.

5.1 Tenzij anders overeengekomen, factureert Aivory:

• abonnementen en terugkerende vergoedingen vooraf per maand of per jaar, en
• implementatie, advies, maatwerk en overige diensten achteraf op basis van vaste prijs of nacalculatie.

5.2 De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

5.3 De klant is niet gerechtigd tot opschorting of verrekening, behalve voor zover de klant consument is en de wet dit dwingend toestaat (in de regel is de klant een zakelijke partij).

5.4 Indien de klant niet tijdig betaalt, is Aivory gerechtigd:

• de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) vermeerderd met 4% per jaar in rekening te brengen over het openstaande bedrag, en
• redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (incassokosten) in rekening te brengen conform de wettelijke staffel, met een minimum van € 70,- exclusief btw.

5.5 Bij achterstand in betaling is Aivory gerechtigd om de toegang tot de Dienst (gedeeltelijk) op te schorten, nadat de klant daarover is gewaarschuwd. Opschorting ontslaat de klant niet van de betalingsverplichtingen.

5.6 Aivory kan verlangen dat de klant een passende vorm van zekerheid stelt (zoals vooruitbetaling of bankgarantie) alvorens (verder) te leveren.

6.1 Tenzij anders afgesproken, wordt een abonnement aangegaan voor een initiële contractduur van 12 maanden. Na afloop van deze periode wordt de overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd of voor gelijke termijnen, afhankelijk van wat in de overeenkomst of offerte is bepaald.

6.2 Na de initiële looptijd kan de klant de overeenkomst schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand tegen het einde van een kalendermaand, tenzij uitdrukkelijk een andere termijn is overeengekomen.

6.3 Ieder der partijen is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk schriftelijk te ontbinden indien:

• de wederpartij in verzuim is met nakoming van een wezenlijke verplichting en die tekortkoming, na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn, niet is hersteld; of
• de wederpartij failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of anderszins insolvent raakt.

6.4 Bij beëindiging van de overeenkomst vervalt het gebruiksrecht op de Dienst en zal de toegang tot de online omgeving worden afgesloten. Aivory zal op verzoek van de klant meewerken aan het verstrekken van een export van de data in een gangbaar bestandsformaat, conform de afspraken in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst. Aivory kan hiervoor een redelijke vergoeding vragen wanneer dit substantieel werk vergt.

6.5 Beëindiging ontslaat de klant niet van de verplichting reeds verschuldigde bedragen te voldoen.

7.1 De klant zal Aivory steeds tijdig alle medewerking, informatie en toegang verschaffen die redelijkerwijs nodig zijn voor een correcte uitvoering van de overeenkomst (zoals contactpersonen, benodigde configuratiegegevens, toegang tot bestaande systemen en databronnen).

7.2 De klant draagt er zorg voor dat de eigen infrastructuur (netwerk, hardware, browsers, internetverbinding) voldoet aan de door Aivory gestelde (technische) eisen.

7.3 De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die in de Dienst worden ingevoerd en voor de instellingen binnen de eigen omgeving.

7.4 Indien de klant de overeengekomen medewerking niet verleent, is Aivory gerechtigd de uitvoering op te schorten en kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

8.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Aivory-software, documentatie, ontwerpen, rapportages, configuraties, koppelingen en overige resultaten van de dienstverlening berusten bij Aivory of haar licentiegevers.

8.2 De klant verkrijgt uitsluitend de in de overeenkomst uitdrukkelijk verleende gebruiksrechten. Deze rechten zijn niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar.

8.3 Het is de klant niet toegestaan de software of onderdelen daarvan te kopiëren, wijzigen, decompileren, reverse engineeren of anderszins te reconstrueren, behalve voor zover dwingend recht dit uitdrukkelijk toestaat.

8.4 De klant mag derden geen toegang geven tot de Dienst anders dan gebruikers die onder de verantwoordelijkheid van de klant vallen (medewerkers, ingehuurde professionals) en die de Dienst uitsluitend gebruiken ten behoeve van de praktijk van de klant.

8.5 Aivory mag geanonimiseerde en geaggregeerde data gebruiken voor statistische en analysetoepassingen, productverbetering en rapportages, mits deze data niet herleidbaar zijn tot een individuele patiënt of tot de klant.

9.1 Partijen zullen vertrouwelijke informatie van elkaar zorgvuldig behandelen en uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door een partij is medegedeeld of uit de aard van de informatie volgt.

9.2 Voor zover Aivory in opdracht van de klant persoonsgegevens verwerkt, treedt Aivory op als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Partijen sluiten daarvoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, die onverkort onderdeel uitmaakt van de overeenkomst.

9.3 Aivory treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en overige vertrouwelijke gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard van de gegevens.

9.4 Wanneer de klant ervoor kiest gegevens buiten de door Aivory beheerde omgeving te verwerken of te exporteren, is de klant zelf volledig verantwoordelijk voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

9.5 Verplichtingen tot geheimhouding blijven na beëindiging van de overeenkomst bestaan.

10.1 Aivory is slechts aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst of van een onrechtmatige daad, voor zover die tekortkoming of daad aan Aivory kan worden toegerekend.

10.2 De totale aansprakelijkheid van Aivory is per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in het betreffende kalenderjaar aan Aivory heeft betaald (exclusief btw), met een absoluut maximum van € 100.000, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Aivory.

10.3 Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door verlies of verminking van gegevens of aansprakelijkheid van de klant jegens derden, is uitgesloten.

10.4 Aivory is niet aansprakelijk voor schade die (mede) het gevolg is van:

• onjuiste of onvolledige gegevens van de klant;
• gebruik van de Dienst in strijd met de documentatie of instructies;
• storingen in infrastructuur of diensten van derden (internetproviders, cloudaanbieders, koppelingen met externe software) waar Aivory redelijkerwijs geen invloed op heeft.

10.5 De in dit artikel genoemde uitsluitingen of beperkingen gelden niet voor zover dwingend recht dit verbiedt.

10.6 Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien de klant niet binnen 60 dagen na het ontstaan van de schade Aivory schriftelijk aansprakelijk stelt en de schade binnen één jaar na die melding niet in rechte aanhangig maakt.

11.1 Klachten over de Dienst, facturen of uitvoering van de overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk bij Aivory te worden gemeld, met een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de klacht.

11.2 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op.

11.3 Aivory zal een klacht onderzoeken en zich inspannen om binnen een redelijke termijn een passende reactie of oplossing te bieden.

12.1 Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Aivory onafhankelijke omstandigheid die nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder in ieder geval maar niet uitsluitend: storingen in telecommunicatie- of internetverbindingen, uitval van datacenters of cloudaanbieders, stroomstoringen, cyberaanvallen, epidemieën, oorlog, terrorisme, overheidsmaatregelen en stakingen bij Aivory of haar leveranciers.

12.2 In geval van overmacht is Aivory niet gehouden tot vergoeding van enige schade. Aivory zal de klant informeren indien sprake is van een overmachtssituatie.

12.3 Indien een overmachtssituatie langer dan drie (3) maanden voortduurt, heeft ieder der partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding.

13.1 Het is de klant zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aivory niet toegestaan om gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende zes (6) maanden daarna medewerkers van Aivory in dienst te nemen of anderszins, direct of indirect, voor zich te laten werken.

13.2 Bij overtreding van dit artikel verbeurt de klant aan Aivory een direct opeisbare boete gelijk aan het bruto jaarsalaris (inclusief werkgeverslasten) van de betreffende medewerker, zoals dat bij Aivory gold voorafgaand aan de indiensttreding bij de klant, onverminderd het recht van Aivory om de daadwerkelijke schade te vorderen indien deze hoger is.

14.1 Op de overeenkomst tussen Aivory en de klant en op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

14.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst of deze voorwaarden zullen in eerste aanleg worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Enschede Overijssel, tenzij dwingend recht een andere rechter voorschrijft.

14.3 De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

15.1 Aivory is gerechtigd de naam, het logo en een beknopte omschrijving van de klant te gebruiken als referentie op haar website, in commerciële uitingen en in pitches naar potentiële klanten.

15.2 De klant kan dit recht te allen tijde schriftelijk intrekken, waarna Aivory de vermelding binnen een redelijke termijn verwijdert.