Hoe vul je lege agendaplekken automatisch?

Een no-show kost een uur omzet. Dat is niet de echte schade. De echte schade is dat de balie er een halfuur in kruipt om handmatig iemand te vinden, vaak zonder succes. Hieronder de vier stappen om dat proces structureel weg te halen.

Begin bij de wachtlijst, niet bij no-shows zelf

De meeste praktijken benaderen no-shows reactief: het slot valt weg, iemand zoekt iemand. Het probleem omdraaien is effectiever: zorg dat er altijd een wachtlijst is die iets met die plek kan doen. Dat begint met de wachtlijst zélf serieus nemen.

• Bij iedere nieuwe afspraak vragen of de patiënt eerder beschikbaar zou willen zijn.
• Patiënten met openstaande behandelingen actief op de wachtlijst houden.
• Patiënten met halfjaar/jaarcontroles vooruit op de wachtlijst zetten zodra ze in de buurt komen.

Match op meer dan beschikbaarheid

Een lege plek voor ‘vandaag 15:00’ vraagt niet om iemand die toevallig kan. Het vraagt om iemand die past:

• Behandeltype. Een endo-slot wil je niet vullen met een controle.
• Stoel en behandelaar. De stoel met röntgen, of een specifieke tandarts.
• Openstaand budget en machtigingen. Patiënten met een al goedgekeurde behandeling die nog ingepland moet worden zijn de eerste keuze.

Stuur op het kanaal dat de patiënt gebruikt

Telefoontjes naar de wachtlijst lopen vaak niet aan. Mensen beantwoorden onbekende nummers minder. WhatsApp is veruit het meest effectieve kanaal voor last-minute aanbiedingen, met sms als fallback.

Belangrijke regel: schiet meerdere matches tegelijk aan, niet één voor één. Eerste die accepteert krijgt het slot, de anderen worden vriendelijk geïnformeerd.

Maak het meetbaar

Veel praktijken kijken niet naar wat een wachtlijst-systeem oplevert. Drie cijfers maken het concreet:

• Hoeveel lege plekken zijn er ontstaan deze week? (afzeggingen plus no-shows)
• Hoeveel daarvan zijn opnieuw gevuld?
• Hoeveel uur omzet hebben we teruggewonnen? (gevuld × uurtarief van die behandelingstype)

Bij praktijken die hier serieus mee aan de slag gaan, schiet dat getal binnen drie maanden naar 70 tot 85% van de lege plekken die gevuld worden zonder telefoontje.

Hoe Aivory dit doet

We hebben dit ingebouwd als feature, niet als losse tool. De wachtlijst leeft in dezelfde database als de agenda en het dossier. Bij iedere afzegging draait er een matching die kijkt naar behandeltype, behandelaar en patiëntcontext, en stuurt automatisch via WhatsApp. Lees meer over hoe dit in de agenda en planning zit.

Conclusie

Lege plekken zijn niet vermijdbaar. Wat wel kan: zorgen dat ze binnen een paar minuten gevuld zijn, zonder dat een mens er iets voor doet. Dat vraagt om een wachtlijst die toegang heeft tot het dossier, en die mogelijkheid is precies waar losse tools tegenaan lopen.